Branche

Automatisierung für Architekturbüros — weniger Verwaltung zwischen den Leistungsphasen

Der Entwurf ist der Teil der Arbeit, für den Sie den Beruf gewählt haben. Er macht selten die Hälfte des Tages aus.

Ein Büro mit sechs Leuten führt gleichzeitig acht bis zwölf Projekte, jedes in einer anderen Leistungsphase. Jedes hat eigene Beteiligte, eigene Fristen und einen eigenen Planstand. Der Aufwand entsteht nicht beim Zeichnen, sondern dazwischen: Protokolle schreiben, Planstände verteilen, Zuarbeiten anmahnen, Abschlagsrechnungen nach Leistungsphase zusammenstellen.

Das Tückische daran ist, dass diese Arbeit unsichtbar bleibt. Sie steht in keinem Leistungsbild, sie wird selten gesondert vergütet, und sie fällt erst auf, wenn sie liegen bleibt — dann allerdings sofort, weil ein Fachplaner auf einen Plan wartet oder eine Abschlagsrechnung sechs Wochen zu spät kommt.

Ich baue nicht an Ihrem Entwurfsprozess. Ich baue an dem, was drumherum liegt und was sich wiederholt.

Wo die Zeit hingeht

Die drei Stellen, an denen im Architekturbüro am meisten Zeit liegen bleibt

Honorarangebote von Hand kalkuliert

Anrechenbare Kosten, Honorarzone, Leistungsphasen, besondere Leistungen. Die Struktur ist bei jedem Angebot dieselbe, die Zahlen sind andere — und trotzdem wird jedes Angebot aus dem letzten herausgebaut.

Protokolle und Planstände verteilen

Nach jedem Jour fixe: Protokoll schreiben, Aufgaben herausziehen, an sieben Beteiligte verteilen. Beim nächsten Termin hat die Hälfte davon niemand gelesen, weil es in einer Mail unter zwanzig anderen lag.

Abschlagsrechnungen hinter der Leistung her

Die Leistungsphase ist abgeschlossen, die Rechnung dafür nicht geschrieben. Bei einem Projekt fällt das nicht auf. Bei zehn parallelen Projekten fehlt am Quartalsende eine fünfstellige Summe im Zahlungseingang.

Konkret

Vier Abläufe, die sich im Architekturbüro zuerst rechnen

Alle vier docken an die Software an, die in Büros ohnehin läuft — Projektsteuerung, AVA und Dateiablage. Was Ihre kann, prüfe ich vor dem Angebot.

01

Das Honorarangebot entsteht aus den Projektdaten, nicht aus dem letzten Angebot

Sie tragen anrechenbare Kosten, Honorarzone und die beauftragten Leistungsphasen einmal ein. Daraus wird das Angebot mit Ihrer Struktur, Ihren Prozentsätzen und Ihren Textbausteinen für besondere Leistungen aufgebaut — inklusive der Anlagen, die Sie ohnehin immer mitschicken. Sie prüfen die Zahlen und geben frei. Was die Software nicht entscheidet, ist Ihr Honorarsatz; den setzen Sie, nicht eine Formel.

PROJEKT PRO · Kobold Control · untermStrich · ORCA AVA

Angebotsautomatisierung im Detail

02

Aus dem Jour fixe werden Aufgaben, nicht nur ein Protokoll

Die Besprechung wird mitgeschrieben oder aufgezeichnet, ein Sprachmodell erstellt daraus einen Protokollentwurf und zieht die Beschlüsse mit Verantwortlichem und Frist heraus. Sie lesen den Entwurf, korrigieren zwei Stellen und geben frei. Danach landen die Aufgaben in der Projektsteuerung und die offenen Punkte tauchen vor dem nächsten Termin von selbst wieder auf — statt nur in einer PDF-Anlage zu stehen.

Projektsteuerung · Nextcloud oder SharePoint · Sprachmodell

KI-gestützte Verarbeitung im Detail

03

Abschlagsrechnungen folgen der Leistungsphase

Wird eine Leistungsphase im System auf abgeschlossen gesetzt, entsteht daraus der Entwurf der Abschlagsrechnung — mit dem vereinbarten Prozentsatz und dem Bezug auf das Honorarangebot. Sie prüfen und geben frei. Zahlungseingänge werden abgeglichen, und was nach der vereinbarten Frist offen ist, wird Ihnen gemeldet, statt im Quartalsbericht aufzutauchen.

PROJEKT PRO · DATEV-Schnittstelle · ZUGFeRD oder XRechnung

Rechnungs-Workflow im Detail

04

Der Bauherr sieht den Stand, ohne anzurufen

Ein geschützter Bereich, in dem Bauherr und Fachplaner sehen, in welcher Leistungsphase das Projekt steht, welche Termine anstehen und welche Planstände freigegeben sind. Sie entscheiden pro Dokument, was sichtbar wird — interne Zwischenstände bleiben intern. Neue Freigaben lösen eine Benachrichtigung aus, sodass niemand mehr fragen muss, ob es etwas Neues gibt.

Kundenportal · Projektsteuerung · Dateiablage

Kundenportal im Detail
Der Unterschied

Eine Woche Verwaltung in einem Büro mit sechs Leuten

Gerechnet mit zehn parallelen Projekten in unterschiedlichen Leistungsphasen. Rechnen Sie gern mit Ihren eigenen Zahlen nach.

Heute, von Hand6 Schritte

  • Honorarangebote kalkulieren und schreiben3 Std
  • Protokolle schreiben, Aufgaben herausziehen, verteilen2 Std 30
  • Planstände an Beteiligte verteilen, Rückfragen klären2 Std
  • Abschlagsrechnungen nach Leistungsphase erstellen1 Std 45
  • Fristen und Zuarbeiten nachhalten1 Std 30
  • Statusanfragen von Bauherren beantworten1 Std 15

Pro Woche 12 Std

AutomatisiertPrüfen und freigeben

  • Honorarangebote prüfen und freigeben40 Min
  • Protokollentwurf korrigieren und freigeben35 Min
  • Planverteilung und Benachrichtigungenläuft
  • Abschlagsrechnungen prüfen und freigeben25 Min
  • Fristen melden sich selbstläuft
  • Bauherren sehen den Stand im Portalläuft

Pro Woche 1 Std 40

10 Stunden in der Woche, verteilt über das ganze Büro. Das ist gut ein Arbeitstag, der zurück in die Projekte fließt statt in deren Verwaltung.

Was im Architekturbüro rechtlich und praktisch dazugehört

Die HOAI gibt die Struktur vor, nicht mehr den Preis

Seit der Novelle 2021 sind die Mindest- und Höchstsätze der HOAI nicht mehr verbindlich; das Honorar ist frei vereinbar. Die Systematik aus Leistungsphasen, Honorarzonen und anrechenbaren Kosten bleibt aber die übliche Grundlage — und genau diese Systematik ist automatisierbar. Was nicht automatisiert wird, ist Ihr Satz: Den setzen Sie pro Projekt, die Software rechnet nur damit.

Aufzeichnungen von Besprechungen brauchen eine saubere Grundlage

Wenn ein Jour fixe mitgeschnitten wird, um daraus ein Protokoll zu erzeugen, ist das eine Verarbeitung personenbezogener Daten — und je nach Konstellation auch strafrechtlich relevant, wenn nicht alle Beteiligten davon wissen. Praktisch heißt das: vorher fragen, im Protokollkopf vermerken, Aufzeichnung nach der Erstellung löschen. Das ist in dreißig Sekunden erledigt und muss trotzdem einmal festgelegt werden.

Planurheberrecht und Freigaben gehören zusammen

Ihre Pläne sind urheberrechtlich geschützt, und wer sie in einem Portal einsehen kann, sollte definiert sein. Das ist kein Argument gegen ein Kundenportal, sondern eines für saubere Rechte darin: Freigabe pro Dokument und pro Empfänger, mit Protokoll, wer wann worauf zugegriffen hat. Das ist im Streitfall mehr wert als eine E-Mail von vor drei Jahren.

Nachweise überleben das Projekt um Jahre

Bei Mängelansprüchen wird Jahre später gefragt, welcher Planstand wann freigegeben wurde und wer in welcher Besprechung was entschieden hat. Wenn Protokolle und Freigaben ohnehin strukturiert entstehen, ist die Antwort eine Suchabfrage. Dieser Nutzen taucht in keiner Zeitersparnis auf und ist trotzdem oft der wichtigste.

Fachplaner arbeiten nicht in Ihrem System

Statiker, TGA-Planer und Vermesser haben eigene Abläufe und werden nicht in Ihre Projektsteuerung wechseln. Deshalb baue ich die Schnittstelle nach außen bewusst niedrigschwellig: Link statt Zugang, Benachrichtigung per Mail, Upload ohne Anmeldung. Alles andere wird nicht benutzt.

Passende Bausteine

Womit ich in dieser Branche meistens anfange

Kundenportal

Bauherren und Fachplaner sehen Stand, Termine und freigegebene Pläne selbst.

Rechnungs-Workflow

Abschlagsrechnungen folgen der abgeschlossenen Leistungsphase statt dem freien Abend.

Häufige Fragen

Was Architekturbüros vorher wissen wollen

In der Regel ja. Diese Programme bringen Schnittstellen oder zumindest strukturierte Exporte mit. Welche Ihre Version konkret anbietet, prüfe ich im Erstgespräch anhand Ihrer Ausgabe — bevor ein Angebot entsteht. Wenn eine Anbindung nicht sauber möglich ist, sage ich Ihnen das, statt einen Umweg über Dateiexporte zu bauen, der bei jedem Update bricht.

Sie rechnet mit den Werten, die Sie vorgeben — anrechenbare Kosten, Honorarzone, Prozentsätze je Leistungsphase, Zuschläge. Die Entscheidung, welchen Satz Sie ansetzen und welche besonderen Leistungen Sie einpreisen, bleibt bei Ihnen. Ich baue keinen Automaten, der Ihr Honorar bestimmt; ich baue einen, der Ihnen das Zusammenstellen abnimmt.

Nein, und das ist Absicht. An Ihrem CAD und Ihren Modellen rühre ich nicht an. Die Automatisierung setzt eine Ebene darüber an: bei Projektdaten, Terminen, Dokumenten und Rechnungen. Das CAD bleibt, wie es ist.

Die bekommen einen Link, keine Zugangsdaten. Planstände werden per Benachrichtigung verteilt, Rückläufer können ohne Anmeldung hochgeladen werden und landen trotzdem am richtigen Projekt. Alles, was einen Account voraussetzt, wird von externen Beteiligten erfahrungsgemäß nicht genutzt.

Das hängt an der Anzahl paralleler Projekte, nicht an der Bürogröße. Ab etwa sechs gleichzeitig laufenden Projekten wird die Verwaltung dazwischen zum eigenen Posten, und dann rechnet es sich. Bei zwei Projekten im Jahr rate ich ab — dann haben Sie kein Prozessproblem, sondern schlicht viel Arbeit.

Nächster Schritt

Welche Verwaltung frisst Ihre Entwurfszeit?

Beschreiben Sie mir einen Ablauf, der sich in jedem Projekt wiederholt — Protokolle, Planverteilung, Abschlagsrechnungen. Ich sage Ihnen im kostenlosen Erstgespräch, was sich davon lohnt und was nicht.

Automatisierungs-Check starten Ablauf beschreiben