Fotografen
Shootings, Beratungstermine und Abnahmen mit festen Längen — der Klassiker für Selbstbuchung.
Lösungsbaustein
Terminbuchung — der Kunde bucht selbst, Sie pflegen nichts nach
Ein Termin ist schnell ausgemacht. Der Weg dorthin dauert zwei Tage.
Jemand fragt nach einem Termin. Sie schauen in den Kalender und schlagen drei Zeiten vor. Am nächsten Tag kommt die Antwort, dass keine davon passt. Sie schlagen drei neue vor. Beim dritten Mal steht der Termin. Dann tragen Sie ihn ein — und weil der Monteur einen eigenen Kalender führt, tragen Sie ihn dort noch einmal ein.
Rechnerisch sind das keine zwanzig Minuten Arbeit. Gefühlt ist es mehr, weil der Vorgang sich über zwei Tage zieht und jedes Mal neu Aufmerksamkeit kostet. Und in der Zeit, in der Sie auf eine Antwort warten, kann der Kunde längst woanders gebucht haben.
Der teuerste Teil ist der, den niemand mitzählt: der vergessene Termin, weil die Erinnerung nicht rausging, oder die Doppelbuchung, weil zwei Kalender auseinandergelaufen sind.
Der Unterschied
Ein Termin, zweimal gerechnet
Die Zeitangaben sind reine Bearbeitungszeit. Die Wartezeit zwischen den Mails steht bewusst daneben, denn sie ist der eigentliche Verlust.
Heute, von Hand7 Schritte
- Anfrage lesen und in den Kalender schauen3 Min
- Drei Terminvorschläge schreiben5 Min
- Auf die Antwort warten — keiner der Vorschläge passt1 Tag
- Zweite Runde Vorschläge schreiben4 Min
- Termin bestätigen und im Kalender eintragen3 Min
- Denselben Termin im zweiten Kalender nachtragen2 Min
- Am Vortag an die Erinnerung denken3 Min
Pro Termin 20 Min + 2 Tage
Automatisiert0 Handgriffe
- Kunde öffnet den Buchungslink und wählt einen freien Slotläuft
- Termin steht sofort in allen beteiligten Kalendernläuft
- Bestätigung geht ohne Ihr Zutun rausläuft
- Erinnerung vor dem Termin ebensoläuft
Pro Termin 0 Min
20 Minuten je Termin — und vor allem die zwei Tage, die das Hin und Her sonst kostet. Bei acht Terminen in der Woche sind das rund zweieinhalb Stunden, in denen Sie nicht mehr Terminvorschläge tippen.
Wie es technisch funktioniert
Grundlage ist Ihr echter Kalender. Was dort belegt ist, wird nicht angeboten — auch der private Eintrag, dessen Inhalt niemand zu sehen bekommt. Sie legen fest, welche Terminarten es gibt, wie lange sie dauern, wie viel Vorlauf Sie brauchen und wie viel Puffer zwischen zwei Terminen bleiben soll. Der Kunde sieht nur freie Zeiten und wählt eine davon.
Ich setze dafür Cal.com ein, entweder auf einem eigenen Server oder auf einer Instanz innerhalb der EU. Beides ist wichtig, weil bei einer Terminbuchung Namen, E-Mail-Adressen und teils Anliegen verarbeitet werden. Die Verbindung zu Ihrem Kalender läuft über CalDAV oder die Schnittstelle Ihres Anbieters, in beide Richtungen. Trägt jemand nachträglich etwas von Hand ein, verschwindet der Slot ebenfalls aus dem Angebot.
Was Sie dafür mitbringen müssen
Die Technik ist hier der einfache Teil. Diese drei Dinge entscheiden darüber, ob es funktioniert:
- Ein digitaler Kalender, der gepflegt wird. Wenn Termine im Kopf oder auf Zetteln stehen, bucht das System in belegte Zeiten hinein. Der Kalender muss die Wahrheit abbilden, nicht ungefähr.
- Klare Terminarten. Erstgespräch dreißig Minuten, Aufmaß zwei Stunden, Rückruf fünfzehn Minuten. Wenn jeder Termin eine andere Länge hat, wird die Buchung unübersichtlich.
- Die Bereitschaft, freie Zeiten zu zeigen. Manche empfinden das als Kontrollverlust. Sie bestimmen zwar die Regeln, aber am Ende bucht der Kunde ohne Rückfrage. Wer damit nicht leben will, sollte es lassen.
Wann es sich nicht lohnt
Sagen Sie ab, wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft:
Ihre Termine entstehen fast immer spontan vor Ort, während Sie ohnehin beim Kunden sind. Oder jeder Termin braucht vorher eine inhaltliche Klärung, ohne die niemand sinnvoll buchen kann. Auch bei weniger als zwei Terminen pro Woche ist der Aufwand größer als der Nutzen — dann reicht ein Anruf.
Typischer Rahmen
Eine Terminbuchung mit einem Kalender ist einer der kleinsten Bausteine überhaupt und meist in wenigen Tagen fertig. Aufwendiger wird es, wenn mehrere Mitarbeitende mit eigenen Kalendern und unterschiedlichen Terminarten beteiligt sind.
Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie eine Einschätzung zum Aufwand und einen Festpreis, bevor irgendetwas beginnt. Kein Stundenzettel, keine Nachforderung.
Passt besonders gut zu
Branchen, in denen sich das schnell rechnet
Steuerberater
Mandantengespräche mit klarem Zeitrahmen, oft über mehrere Berater verteilt.
Handwerksbetriebe
Aufmaß- und Besichtigungstermine, die sonst drei Anrufe kosten.
Nächster Schritt
Wie viele Mails kostet Sie ein Termin?
Zählen Sie beim nächsten Mal mit. Wenn es mehr als zwei sind, lohnt sich das Gespräch — und Sie können den Termin dafür gleich hier selbst buchen.
Passt dazu
Lead-Erfassung
Damit die Anfrage, aus der der Termin entsteht, überhaupt erst zuverlässig bei Ihnen ankommt.
KI-E-Mail-Assistent
Terminanfragen, die trotzdem per Mail kommen, werden erkannt und mit dem Buchungslink beantwortet.