Branche

Automatisierung für Steuerkanzleien — weniger Hinterhertelefonieren, mehr Beratung

Die teuerste Tätigkeit in einer Kanzlei ist das Warten auf Unterlagen. Sie steht auf keiner Rechnung.

Eine Kanzlei mit acht Mitarbeitenden betreut mehrere hundert Mandate. Der fachliche Teil ist selten das Problem — der Engpass entsteht davor: Belege fehlen, Rückfragen bleiben unbeantwortet, und dieselbe Nachfrage geht zum dritten Mal an denselben Mandanten. Dazwischen klingelt das Telefon, weil jemand wissen will, ob seine Auswertung schon fertig ist.

Fast nichts davon erfordert Ihr Fachwissen. Es erfordert nur, dass jemand nachhält, wer was noch nicht geliefert hat, und höflich daran erinnert. Genau diese Art Arbeit lässt sich zuverlässig abgeben.

Was sich nicht abgeben lässt, ist die Verantwortung für Mandantendaten. Deshalb steht auf dieser Seite mehr über Grenzen als auf den anderen — in einer Kanzlei ist die Frage, wer welche Daten sehen darf, keine Formalie, sondern Berufsrecht.

Wo die Zeit hingeht

Die drei Stellen, an denen in der Kanzlei am meisten Zeit liegen bleibt

Belege, die nicht kommen

Der Mandant hat siebzehn von zwanzig Belegen hochgeladen. Welche drei fehlen, muss jemand herausfinden, aufschreiben und nachfragen. Zwei Wochen später noch einmal.

Dieselbe Statusfrage von zwanzig Mandanten

„Ist meine BWA schon fertig?" ist eine Frage, deren Antwort im System steht. Sie kostet trotzdem jedes Mal ein Telefonat, weil der Mandant nicht hineinsehen kann.

Neue Mandate von Hand anlegen

Stammdaten erfassen, Vollmachten anfordern, Zugänge einrichten, Fristen setzen. Bei jedem neuen Mandat dieselben zwanzig Handgriffe in derselben Reihenfolge.

Konkret

Vier Abläufe, die sich in der Kanzlei zuerst rechnen

Alle vier setzen an der Mandantenkommunikation an, nicht an der fachlichen Bearbeitung. Das ist bewusst so: Dort liegt die Zeit, und dort ist das Risiko am kleinsten.

01

Fehlende Belege melden sich selbst

Der Abgleich zwischen erwarteten und eingegangenen Belegen läuft automatisch. Fehlt etwas, bekommt der Mandant eine konkrete Liste — nicht „bitte reichen Sie die Unterlagen nach", sondern welche Belege für welchen Monat fehlen, mit direktem Upload-Link. Erinnerungen folgen nach Ihrer Eskalationsregel, und Ihre Mitarbeitenden greifen erst ein, wenn es wirklich klemmt.

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Automatisierte Nachverfolgung im Detail

02

Mandanten sehen den Stand, ohne anzurufen

Ein geschützter Bereich, in dem der Mandant sieht, was bei ihm offen ist, welche Auswertungen bereitstehen und welche Fristen anstehen. Das ersetzt die Anrufe, die immer während der Bearbeitung kommen. Sie legen fest, was sichtbar ist — interne Vermerke bleiben intern, und jeder Zugriff wird protokolliert.

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Mandantenportal im Detail

03

Das Onboarding neuer Mandate läuft nach Plan statt nach Erinnerung

Ein neues Mandat startet mit einem Fragebogen, der die Stammdaten strukturiert erfasst. Daraus entsteht die Anlage im System, die Liste der anzufordernden Vollmachten, die Aufgaben für die Zuständigen und die ersten Fristen. Was bisher zwanzig Handgriffe waren, ist eine Prüfung — und es wird nichts mehr vergessen, weil gerade viel los war.

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Strukturierte Erfassung im Detail

04

Fristen melden sich, bevor sie eng werden

Fristen werden nicht nur geführt, sondern überwacht: Wer bis zum definierten Vorlauf nicht geliefert hat, taucht in einer Liste auf, und die zuständige Person bekommt eine Meldung. Nicht als weiterer Kalendereintrag, den man wegklickt, sondern verbunden mit dem, was konkret noch fehlt.

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Systemanbindung im Detail
Der Unterschied

Eine Woche Mandantenkommunikation in einer Kanzlei mit acht Mitarbeitenden

Gerechnet ohne die fachliche Bearbeitung — nur das Drumherum. Rechnen Sie gern mit Ihren eigenen Zahlen nach.

Heute, von Hand5 Schritte

  • Fehlende Belege ermitteln und anfordern3 Std
  • Mandanten hinterhertelefonieren, zweite Runde2 Std 30
  • Statusanfragen beantworten2 Std
  • Fristen prüfen und nachhalten1 Std 45
  • Neue Mandate anlegen, Stammdaten erfassen1 Std 30

Pro Woche 10 Std 45

AutomatisiertPrüfen und eingreifen

  • Fehlende Belege werden erkannt, Liste geht rausläuft
  • Erinnerungen folgen der hinterlegten Eskalationsregelläuft
  • Mandanten sehen den Stand im Portalläuft
  • Fristen melden sich mit dem, was konkret fehltläuft
  • Onboarding-Fragebogen prüfen und freigeben25 Min
  • Dort nachfassen, wo es wirklich klemmt1 Std

Pro Woche 1 Std 25

9 Stunden in der Woche, verteilt über die Kanzlei. Der zweite Effekt ist wichtiger und schlechter messbar: Unterlagen kommen früher, weil konkret nachgefragt wird statt allgemein.

Was in der Steuerkanzlei rechtlich dazugehört

Verschwiegenheitspflicht: Ich muss verpflichtet werden, bevor ich anfange

Steuerberater sind Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB. Ein IT-Dienstleister, der Zugriff auf Systeme mit Mandantendaten bekommt, ist eine mitwirkende Person im Sinne des § 62a StBerG — das ist zulässig, aber nur, wenn er zuvor schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet wurde und der Zugriff auf das Erforderliche beschränkt bleibt. Diese Verpflichtung unterschreibe ich vor dem ersten Zugang, nicht danach. Wenn eine Kanzlei das nicht verlangt, sollte sie es tun.

Sprachmodelle und Mandantendaten: hier ziehe ich eine harte Grenze

Mandantenunterlagen in ein Sprachmodell zu geben, das auf fremden Servern läuft, ist in einer Kanzlei keine Abwägungsfrage, sondern in aller Regel ein Ausschlusskriterium. Deshalb setze ich hier standardmäßig gar keine Sprachmodelle auf Inhaltsdaten an. Die Automatisierungen auf dieser Seite arbeiten mit Metadaten: Welcher Beleg fehlt, welche Frist läuft, wer hat wann geliefert. Wenn im Einzelfall doch ein Modell sinnvoll wäre, dann ausschließlich lokal betrieben — und erst nach Rücksprache mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Der Mandant bleibt Verantwortlicher, die Kanzlei ebenso

Ein Mandantenportal verarbeitet personenbezogene Daten Dritter — Mitarbeitende und Kunden Ihrer Mandanten. Die Rollenverteilung nach DSGVO gehört vorher geklärt und in die Verträge, ebenso wie ein Löschkonzept. Das ist Standardarbeit, aber sie muss gemacht sein, bevor das Portal aufgeht.

GoBD: Nachvollziehbarkeit ist hier ein Vorteil, kein Hindernis

Alles, was steuerlich relevant ist, muss unveränderbar und nachvollziehbar abgelegt werden. Ein automatisierter Ablauf, der jeden Schritt protokolliert, erfüllt das meist besser als ein gewachsener Ordnerbaum. Wichtig ist nur, dass die Ablage von Anfang an richtig eingerichtet wird.

DATEV lässt sich anbinden, aber nicht beliebig

DATEV bietet Schnittstellen, deren Nutzung teils an Voraussetzungen auf Seiten des Dienstleisters geknüpft ist — anders als bei den meisten anderen Programmen genügt es nicht, dass die Kanzlei den Zugang bereitstellt. Was in Ihrem konkreten Fall geht, kläre ich vor dem Angebot. Wo eine direkte Anbindung nicht möglich ist, arbeite ich mit den vorhandenen Export- und Importwegen, sage Ihnen aber offen, dass das die schwächere Lösung ist.

Passende Bausteine

Womit ich in dieser Branche meistens anfange

Mandantenportal

Mandanten sehen Stand, Auswertungen und Fristen selbst — und rufen nicht an.

Systemanbindung

Mandantenstammdaten an einer Stelle pflegen statt in Kanzleisoftware und Nebensystemen.

Häufige Fragen

Was Steuerkanzleien vorher wissen wollen

Nur so weit, wie es für die Umsetzung unvermeidbar ist, und erst nach schriftlicher Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 62a StBerG. In den meisten Projekten arbeite ich mit Testdaten und einer Kopie der Struktur, nicht mit echten Mandantenakten. Wo ein Zugriff auf das Produktivsystem nötig ist, wird er zeitlich befristet, protokolliert und danach wieder entzogen.

Nein, nicht in der Standardausführung. Die Abläufe auf dieser Seite arbeiten mit Metadaten — welcher Beleg fehlt, welche Frist läuft, wer hat geliefert. Der Inhalt einer Buchführung wird dabei nicht durch ein Sprachmodell geschickt. Falls Sie so etwas ausdrücklich wünschen, geht das nur mit einem lokal betriebenen Modell und nach Rücksprache mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Häufig ja, aber DATEV ist strenger als andere Anbieter: Ein Teil der Schnittstellen setzt Voraussetzungen auf Dienstleisterseite voraus, nicht nur auf Kanzleiseite. Was in Ihrem Fall möglich ist, kläre ich vor dem Angebot — und wenn nur der Weg über Export und Import bleibt, sage ich Ihnen offen, dass das wartungsanfälliger ist.

Ein Teil nicht, und deshalb ersetzt das Portal nichts, sondern ergänzt. Wer weiter anrufen möchte, ruft weiter an. Erfahrungsgemäß nutzen aber gerade die Mandanten mit vielen Rückfragen das Portal am schnellsten, weil sie den größten Nutzen davon haben. Belegerinnerungen erreichen ohnehin jeden — die gehen wahlweise per Mail oder Post.

Weniger die Mitarbeiterzahl entscheidet als die Zahl der Mandate mit laufender Buchführung. Ab etwa achtzig laufenden Mandaten wird die Belegnachverfolgung zum eigenen Vollzeitposten, und dann trägt sich der Baustein schnell. Bei einer Ein-Personen-Kanzlei mit dreißig Mandaten würde ich abraten.

Nächster Schritt

Wie viele Stunden gehen bei Ihnen ins Nachfassen?

Schätzen Sie einmal, wie viel Zeit pro Woche für Belegnachforderungen und Statusanfragen draufgeht. Im kostenlosen Erstgespräch sage ich Ihnen, was sich davon sauber abgeben lässt — und was aus berufsrechtlichen Gründen besser nicht.

Automatisierungs-Check starten Ablauf beschreiben