Handwerksbetriebe
Kundendaten zwischen Handwerkersoftware, Rechnungsprogramm und Adressliste.
Lösungsbaustein
CRM-Anbindung — eine Kundenliste statt drei
Die Frage ist nicht, ob Ihre Kundendaten dreimal existieren. Die Frage ist, welche der drei Fassungen stimmt.
Ein Neukunde wird angelegt: im Rechnungsprogramm, weil dort die Rechnung entsteht. In der Excel-Liste, weil dort der Überblick ist. Und im Mailprogramm, weil dort die Adresse gebraucht wird. Dreimal dieselben Angaben, dreimal getippt, dreimal mit der Chance auf einen Zahlendreher.
Interessant wird es bei der ersten Änderung. Der Kunde zieht um und meldet die neue Adresse. Sie ändern sie dort, wo Sie gerade sind. Die anderen beiden Stellen bleiben, wie sie waren. Ab diesem Moment gibt es keine richtige Adresse mehr, sondern eine aktuelle und zwei alte — und niemand weiß im Zweifel, welche welche ist.
Das fällt lange nicht auf. Es fällt genau dann auf, wenn eine Rechnung an die alte Anschrift geht oder zwei Mitarbeitende denselben Kunden unterschiedlich ansprechen.
Der Unterschied
Ein Kunde über ein Jahr, zweimal gerechnet
Gerechnet für einen Kunden mit einer Adressänderung im Jahr. Die Minutenzahlen sind das kleinere Argument — das größere steht in der letzten Zeile.
Heute, von Hand5 Schritte
- Neukunde im Rechnungsprogramm anlegen4 Min
- Dieselben Daten in die Excel-Liste übertragen3 Min
- Adresse ins Mail- oder Kontaktprogramm übernehmen2 Min
- Bei einer Änderung alle drei Stellen suchen und ändern8 Min
- Später klären, welcher der Stände der richtige ist5 Min
Pro Kunde 22 Min
Automatisiert1 Eingabe
- Kunde einmal im führenden System anlegen4 Min
- Alle angebundenen Programme übernehmen den Standläuft
- Änderungen ebenfalls nur einmal eintragen1 Min
- Widersprüchliche Stände können nicht mehr entstehenläuft
Pro Kunde 5 Min
17 Minuten je Kunde und Jahr. Bei zweihundert Kunden sind das rund sechsundfünfzig Stunden. Der eigentliche Gewinn ist aber, dass die Frage „welcher Stand stimmt denn nun“ nicht mehr gestellt werden muss.
Wie es technisch funktioniert
Am Anfang steht keine technische, sondern eine organisatorische Entscheidung: Welches System führt? Es muss genau eines geben, in dem die Wahrheit steht. Meist ist das das CRM, manchmal das Rechnungsprogramm — je nachdem, wo Ihre Leute tatsächlich arbeiten. Alle anderen Programme bekommen von dort ihre Daten und dürfen sie nicht überschreiben.
Der Abgleich läuft entweder sofort, wenn Ihr System bei jeder Änderung Bescheid gibt, oder in festen Abständen, wenn es das nicht kann. Für Fälle, in denen doch an zwei Stellen gleichzeitig geändert wurde, gibt es eine feste Regel, wer gewinnt — und ein Protokoll, in dem beide Fassungen nachlesbar bleiben. Stillschweigend überschrieben wird nichts.
Vor dem ersten Abgleich steht einmalig das Aufräumen: Dubletten zusammenführen, Karteileichen markieren, uneinheitliche Schreibweisen vereinheitlichen. Das ist der unangenehme Teil, und er lässt sich nicht überspringen. Wer verschmutzte Daten synchronisiert, verteilt den Schmutz nur schneller.
Was Sie dafür mitbringen müssen
Der Aufwand steckt hier weniger in der Verbindung als in dem, was vorher zu klären ist:
- Die Entscheidung, welches System führt. Das ist Ihre Entscheidung, nicht meine. Ohne sie lässt sich nichts sinnvoll abgleichen.
- Schnittstellen auf beiden Seiten. Die meisten CRM- und Rechnungsprogramme haben eine. Eine reine Excel-Datei auf einem Netzlaufwerk ist eine Grenze, aber kein Ausschluss — das prüfe ich im Einzelfall.
- Bereitschaft zum Aufräumen. Einmalig, vor dem Start. Je nach Bestand ein halber Tag oder mehrere. Diesen Posten nenne ich im Angebot getrennt, damit er nicht untergeht.
Wann es sich nicht lohnt
Sagen Sie ab, wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft:
Sie haben weniger als etwa fünfzig aktive Kunden — dann ist dreimal Tippen ärgerlich, aber billiger als die Anbindung. Oder Sie arbeiten ohnehin schon in nur einem System; dann brauchen Sie diesen Baustein nicht, sondern vielleicht einen anderen. Und wenn Ihr Datenbestand so verwahrlost ist, dass das Aufräumen teurer wird als der Nutzen, sagen wir es offen: Dann räumen Sie erst auf und wir sprechen danach.
Typischer Rahmen
Zwei Systeme in eine Richtung abzugleichen ist überschaubar. Mehrere Systeme in beide Richtungen, mit Konfliktregeln und vorheriger Bereinigung, ist deutlich mehr. Die Datenbereinigung weise ich immer getrennt aus.
Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie eine Einschätzung zum Aufwand und einen Festpreis, bevor irgendetwas beginnt. Kein Stundenzettel, keine Nachforderung.
Passt besonders gut zu
Branchen, in denen sich das schnell rechnet
Steuerberater
Mandantenstammdaten, die in Kanzleisoftware und Nebensystemen auseinanderlaufen.
Agenturen
Kontakte aus CRM, Projektsteuerung und Rechnungsstellung auf einen Stand bringen.
Nächster Schritt
An wie vielen Stellen steht Ihre größte Kundenadresse?
Zählen Sie einmal nach. Ab drei Stellen lohnt sich das Gespräch — und die erste Frage darin ist, welches Ihrer Systeme künftig recht behalten soll.
Passt dazu
Lead-Erfassung
Damit neue Kontakte gleich an der richtigen Stelle entstehen und nicht als vierte Liste.
Rechnungs-Workflow
Damit Rechnungsadresse und Zahlungsziel aus derselben Quelle kommen wie alles andere.