Sie verkaufen Zeit. Der Teil davon, der in die Verwaltung dieser Zeit fließt, lässt sich niemandem in Rechnung stellen.
Agenturen haben selten ein Werkzeugproblem. Projektsteuerung, Zeiterfassung, CRM und Rechnungsprogramm sind vorhanden — meistens sogar mehrfach, weil im Laufe der Jahre Neues dazukam, ohne dass Altes verschwand. Das Problem ist, dass diese Werkzeuge nebeneinander stehen statt hintereinander.
Das gewonnene Angebot wird von Hand in ein Projekt übersetzt. Zeiten werden freitags nachgetragen, weil unter der Woche niemand daran denkt. Der Statusreport für den Kunden entsteht am Montagmorgen aus drei Systemen. Und die Retainer-Abrechnung ist jedes Mal eine kleine Recherche, weil niemand genau weiß, wie viel vom Kontingent verbraucht ist.
Sie wissen selbst, wo es klemmt. Was fehlt, ist jemand, der die Verbindungen dazwischen baut, ohne dass jemand aus dem Team dafür ein Projekt aufmacht, das dann liegen bleibt.
Was am Dienstag drei Stunden war, sind in der Erinnerung am Freitag zwei. Die Differenz ist unbezahlte Arbeit — und sie taucht in keiner Auswertung auf, weil sie nie erfasst wurde.
Aufgabenstand aus der Projektsteuerung, Zeiten aus der Erfassung, Budget aus der Buchhaltung. Jede Woche neu zusammengesucht, für jeden Kunden einzeln.
Das Monatskontingent ist am 18. aufgebraucht, aber gemerkt wird es am 30. Dann ist die Mehrleistung schon erbracht und die Diskussion darüber unangenehm.
Alle vier verbinden Systeme, die Sie bereits im Einsatz haben. Keines davon verlangt, dass Ihr Team ein weiteres Werkzeug lernt.
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Wird ein Angebot im CRM auf gewonnen gesetzt, entsteht daraus das Projekt in Ihrer Projektsteuerung: mit den Positionen als Aufgabenpaketen, dem hinterlegten Budget, den Zuständigen und dem Kanal im Teamchat. Was bisher zwanzig Minuten Einrichtung waren und gelegentlich vergessen wurde, passiert beim Klick auf gewonnen.
Beteiligte Systeme: HubSpot oder Pipedrive · Asana, ClickUp oder Jira · Slack oder Teams
CRM-Anbindung im Detail02
Wer freitags noch Lücken in der Woche hat, bekommt eine kurze Nachricht mit den offenen Tagen — direkt dort, wo das Team ohnehin ist, nicht per Mail. Zusätzlich wird gemeldet, wenn ein Projekt achtzig Prozent seines Budgets erreicht hat. Nicht als Kontrolle, sondern damit die Diskussion mit dem Kunden stattfindet, solange sie noch etwas ändern kann.
Beteiligte Systeme: Harvest, Toggl oder Clockify · Slack oder Teams · Projektsteuerung
Automatisierte Nachverfolgung im Detail03
Einmal pro Woche entsteht je Kunde ein Report aus den echten Daten: was erledigt wurde, was läuft, was blockiert ist, wie viel vom Budget verbraucht ist. Ein Sprachmodell formuliert daraus einen lesbaren Text, den die Projektleitung prüft und freigibt. Fünf Minuten statt fünfundvierzig — und der Kunde fragt seltener nach, weil er ungefragt informiert wird.
Beteiligte Systeme: Projektsteuerung · Zeiterfassung · Sprachmodell
Kundenportal im Detail04
Zum Monatsende entsteht die Retainer-Rechnung aus dem tatsächlichen Verbrauch: Grundpauschale, verbrauchtes Kontingent, Übertrag oder Mehrleistung nach Ihrer Regel. Die Aufstellung geht als Anlage mit, damit die Rückfrage gar nicht erst entsteht. Sie prüfen und geben frei.
Beteiligte Systeme: sevDesk oder Lexoffice · Zeiterfassung · DATEV-Export
Rechnungs-Workflow im DetailGerechnet mit acht laufenden Kunden, davon drei auf Retainer. Ohne die eigentliche Projektarbeit — nur das Drumherum.
Heute, von Hand6 Schritte
Pro Woche 12 Std 25
AutomatisiertPrüfen und freigeben
Pro Woche 1 Std
11 Stunden in der Woche. Bei einem internen Stundensatz von 60 Euro sind das grob 2.800 Euro im Monat — die entweder abrechenbar werden oder als Überstunden verschwinden. Rechnen Sie mit Ihrem eigenen Satz nach.
Wenn Sie für Ihre Kunden personenbezogene Daten verarbeiten, sind Sie bereits Auftragsverarbeiter. Kommt ein Automatisierungsdienstleister dazu, entsteht eine Unterauftragsverarbeitung, die in den meisten Verträgen genehmigungspflichtig ist. Praktisch heißt das: Ihre Kunden müssen informiert werden, bevor Kundendaten durch ein neues System laufen. Das ist Standardarbeit, wird aber gern übersehen, weil die Automatisierung intern wirkt.
Ein automatisch formulierter Statusreport ist unkritisch, solange er aus Ihren eigenen Projektdaten entsteht und ein Mensch ihn freigibt. Heikel wird es, wenn Kundeninhalte — Strategiepapiere, Nutzerdaten, unveröffentlichte Kampagnen — durch ein fremdgehostetes Modell laufen. Für diesen Fall empfehle ich ein Modell auf eigener Infrastruktur oder gar keines. Was Sie einsetzen, gehört in Ihre Auftragsverarbeitungsverträge.
Bei Streit über eine Rechnung zählt, was zeitnah dokumentiert wurde. Zeiten, die freitags aus dem Gedächtnis nachgetragen werden, sind im Zweifel schwach. Eine Erfassung, die am selben Tag erinnert, ist deshalb nicht nur bequemer, sondern im Zweifelsfall belastbarer.
Was der Kunde mit den gelieferten Arbeiten machen darf, entscheidet über den Preis — bei Bildern, Texten, Code und Konzepten gleichermaßen. Wenn die Rechteregelung automatisch aus dem Angebot in Auftragsbestätigung und Rechnung wandert, wird sie nicht mehr vergessen, wenn es schnell gehen muss.
Eine Zeiterfassungserinnerung kann als Unterstützung oder als Überwachung ankommen. Der Unterschied liegt in Details: Wer sieht die Auswertung, wird an Personen oder an Projekten gemessen, gibt es eine Meldung bei Überstunden. Diese Fragen gehören vor die Umsetzung, nicht danach — ein Ablauf, den das Team umgeht, war umsonst.
Aus dem gewonnenen Angebot wird das Projekt, ohne dass jemand etwas abtippt.
Retainer und Projektabschlüsse werden abgerechnet, wie sie vereinbart sind.
Statusreports und Budgetstände sehen Kunden selbst, statt wöchentlich zu fragen.
Wenn Ihre bestehenden Automatisierungen laufen, lasse ich sie laufen — ich baue nichts um, damit es meinem Werkzeug entspricht. n8n empfehle ich dort, wo es um Datenmengen, eigene Logik oder Datenschutz geht: Es läuft auf Ihrem Server, die Kosten steigen nicht mit der Zahl der Vorgänge, und es gibt keine Zwischenstation außerhalb Ihres Zugriffs. Für einfache Verbindungen zwischen zwei Cloud-Diensten ist Make oft die günstigere Antwort, und das sage ich Ihnen dann auch.
Können Sie, und viele Agenturen können es fachlich besser als ihre Kunden. Die Frage ist nur, ob es passiert. Interne Projekte konkurrieren mit abrechenbarer Arbeit und verlieren dabei zuverlässig. Wenn bei Ihnen jemand die Zeit dafür bekommt und behält, brauchen Sie mich nicht — dann sage ich Ihnen das im Erstgespräch.
Rechnen Sie mit zwei bis vier Stunden verteilt: einmal Ablauf erklären, Zugänge bereitstellen, Zwischenstand ansehen, Abnahme. Mehr sollte es nicht sein. Wenn ein Projekt anfängt, laufend Ihre Leute zu binden, ist es schlecht zugeschnitten.
Dann muss die Anbindung angepasst werden — das ist ehrlich gesagt der wunde Punkt jeder Automatisierung. Ich baue deshalb die Logik so weit wie möglich unabhängig vom einzelnen Werkzeug, sodass beim Wechsel die Verbindung getauscht wird und nicht der ganze Ablauf. Und Sie bekommen eine Dokumentation, mit der auch jemand anderes das machen kann.
Weniger die Mitarbeiterzahl entscheidet als die Anzahl paralleler Kunden. Ab etwa sechs gleichzeitig laufenden Kunden mit regelmäßiger Berichtspflicht wird die Verwaltung zum eigenen Posten. Bei zwei Großkunden mit langen Projekten lohnt sich eher die Retainer-Abrechnung als der Rest.
Nennen Sie mir einen Ablauf, der sich bei jedem Kunden wiederholt — Report, Budgetkontrolle, Projekt-Setup. Ich sage Ihnen im kostenlosen Erstgespräch, was sich verbinden lässt und was Sie besser selbst bauen.