Handwerksbetriebe
Viele Angebote, wiederkehrende Positionen, Anrufe von der Baustelle.
Lösungsbaustein
Angebotsautomatisierung — vom Anruf zum fertigen PDF in vier Minuten
Ein Angebot zu schreiben dauert selten lange. Fünfzehn Angebote zu schreiben dauert einen Arbeitstag.
Der Ablauf ist in fast jedem Betrieb derselbe: Jemand ruft an und beschreibt, was er braucht. Sie notieren die Eckdaten, meistens auf Papier, weil das Telefon am Ohr klebt. Später setzen Sie sich hin, suchen das letzte Angebot, das ungefähr passt, und bauen daraus das neue. Die Preise stehen in einer Liste, die woanders liegt. Am Ende lesen Sie einmal drüber, weil beim Kopieren erfahrungsgemäß irgendwo noch der Name vom letzten Kunden steht.
Das Ärgerliche daran ist nicht der einzelne Vorgang. Es ist die Wiederholung. Achtzig Prozent von dem, was Sie tippen, haben Sie letzte Woche schon einmal getippt. Und weil das alles abends nach der eigentlichen Arbeit passiert, gehen Angebote nicht am selben Tag raus, sondern am übernächsten — manchmal, nachdem der Kunde schon woanders unterschrieben hat.
Der Unterschied
Ein Angebot, zweimal gerechnet
Die Zeiten stammen aus dem, was Betriebe berichten, wenn man sie den Ablauf einmal mitschreiben lässt. Rechnen Sie gern mit Ihren eigenen Zahlen nach.
Heute, von Hand7 Schritte
- Anruf annehmen, Eckdaten auf einen Zettel schreiben5 Min
- Das letzte ähnliche Angebot suchen und als Vorlage öffnen4 Min
- Positionen anpassen, Preise in der Preisliste nachschlagen12 Min
- Korrektur lesen, weil beim Kopieren ein alter Name stehen blieb4 Min
- PDF erzeugen und im richtigen Ordner ablegen3 Min
- Mail schreiben, Angebot anhängen, versenden5 Min
- Wiedervorlage notieren, damit das Nachfassen nicht untergeht2 Min
Pro Angebot 35 Min
Automatisiert2 Handgriffe
- Eckdaten ins Formular tippen oder als Sprachnotiz aufnehmen2 Min
- Angebot wird mit Ihren Textbausteinen und Preisen aufgebautläuft
- Angebot prüfen und freigeben2 Min
- Versand, Ablage und Wiedervorlage passieren von selbstläuft
Pro Angebot 4 Min
31 Minuten gespart pro Angebot. Bei zehn Angeboten in der Woche sind das gut fünf Stunden — rund zwanzig Stunden im Monat, in denen Sie etwas anderes tun können.
Wie es technisch funktioniert
Sie bekommen ein kurzes Formular — auf dem Handy bedienbar, weil solche Anrufe selten am Schreibtisch ankommen. Alternativ sprechen Sie die Eckdaten als Notiz ein, ein Sprachmodell überführt sie in die passenden Felder. Was dabei herauskommt, wird gegen Ihre Preisliste und Ihre Textbausteine gerechnet und als PDF im Layout Ihres Betriebs aufgebaut.
Das fertige Angebot landet zuerst bei Ihnen zur Freigabe, nicht beim Kunden. Erst wenn Sie es bestätigen, geht es raus, wird abgelegt und im Kalender als Wiedervorlage eingetragen. Verbunden werden diese Schritte mit n8n — ein Baukasten, mit dem sich Programme miteinander sprechen lassen, ohne für jede Verbindung eigene Software zu schreiben. Er läuft auf einem Server in Deutschland, auf Ihren Zugängen.
Was Sie dafür mitbringen müssen
Nichts davon ist exotisch, aber ohne diese drei Dinge wird es aufwendiger als nötig:
- Eine Preisliste, die stimmt. Sie muss nicht schön sein. Eine gepflegte Excel-Tabelle reicht völlig. Sie muss nur aktuell sein, sonst automatisieren wir falsche Preise.
- Angebote, die einem Muster folgen. Wenn sich Ihre Angebote in Positionen, Textbausteinen und Struktur ähneln, ist der größte Teil der Arbeit schon getan.
- Ein Programm, das mitspielt. Die meiste Branchensoftware hat eine Schnittstelle. Ob Ihre dabei ist, prüfe ich vor dem Angebot — nicht danach.
Wann es sich nicht lohnt
Sagen Sie ab, wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft:
Sie schreiben weniger als zwei Angebote pro Woche — dann ist die Ersparnis kleiner als der Aufwand. Jedes Ihrer Angebote ist ein Unikat, das ohnehin frei kalkuliert wird. Oder Ihre Preise ändern sich so oft, dass keine belastbare Liste existiert. In allen drei Fällen sage ich Ihnen das im Erstgespräch und wir sparen uns das Projekt.
Typischer Rahmen
Wie lange es dauert, hängt vor allem daran, wie viele Programme beteiligt sind und wie sauber Ihre Preisliste vorliegt. Eine einzelne Angebotsstrecke ist deutlich kleiner als eine Kette über drei Systeme.
Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie eine Einschätzung zum Aufwand und einen Festpreis, bevor irgendetwas beginnt. Kein Stundenzettel, keine Nachforderung.
Passt besonders gut zu
Branchen, in denen sich das schnell rechnet
Architekturbüros
Honorarangebote mit wiederkehrenden Leistungsphasen und Textbausteinen.
Fotografen
Pakete, Zusatzleistungen, Nutzungsrechte — immer dieselbe Struktur.
Nächster Schritt
Rechnen wir es einmal für Ihren Betrieb durch
Sagen Sie mir, wie viele Angebote Sie in der Woche schreiben und wie lange Sie dafür brauchen. Danach wissen Sie, ob sich das lohnt — vor dem ersten Euro.
Passt dazu
Rechnungs-Workflow
Das angenommene Angebot wird zum Auftrag, der Auftrag zur Rechnung. Wer den Anfang automatisiert, sollte das Ende gleich mitnehmen.
CRM-Anbindung
Damit das Angebot Kundendaten nicht neu erfragen muss, sondern sie aus der einen Quelle zieht, die bereits stimmt.