Lösungsbaustein

WordPress-Automatisierung — die Website übergibt, statt eine Mail zu schicken

Die meisten Websites hören genau dort auf, wo die Arbeit anfängt: beim Absenden des Formulars.

Ein Interessent füllt Ihr Kontaktformular aus. Die Website schickt daraufhin eine Mail an ein Sammelpostfach. Dort liegt sie, bis jemand hineinschaut — im besten Fall am selben Tag, oft am nächsten. Dann überträgt diese Person Namen, Firma und Anliegen von Hand in das System, in dem tatsächlich gearbeitet wird, legt eine Aufgabe an und schreibt dem Kunden eine Bestätigung.

Jeder dieser Schritte ist reines Abtippen von Daten, die bereits sauber strukturiert vorlagen — sie wurden nur unterwegs in Fließtext verwandelt. Und weil das Postfach kein Zustandssystem ist, weiß niemand zuverlässig, welche Anfrage noch offen ist.

Dazu kommt der Eindruck beim Kunden. Wer heute anfragt und übermorgen eine Antwort bekommt, hat in der Zwischenzeit zwei Wettbewerber angeschrieben.

Der Unterschied

Eine Anfrage über die Website, zweimal gerechnet

Gerechnet für eine einzelne Anfrage. Der eigentliche Unterschied ist nicht die Minutenzahl, sondern dass nichts mehr liegen bleiben kann.

Heute, von Hand6 Schritte

Formular schickt eine Mail ins Sammelpostfachsofort
Jemand liest sie, oft erst am nächsten Tag1 Tag
Name, Firma und Anliegen ins CRM übertragen5 Min
Aufgabe anlegen und dem Zuständigen zuweisen3 Min
Bestätigung an den Kunden schreiben4 Min
Nachsehen, ob nichts im Postfach liegen geblieben ist5 Min

Pro Anfrage 17 Min + 1 Tag

Automatisiert0 Handgriffe

Kunde sendet das Formular absofort
Eintrag im CRM entsteht, Aufgabe wird zugewiesenläuft
Bestätigung geht sofort an den Kundenläuft
Hängt ein Schritt, bekommen Sie eine Meldungläuft

Pro Anfrage 0 Min

17 Minuten je Anfrage, und der Kunde hat seine Bestätigung nach Sekunden statt nach zwei Tagen. Bei fünf Anfragen in der Woche ist das gut eine Stunde — bei zwanzig ein halber Arbeitstag.

Wie es technisch funktioniert

Das Formular bleibt ein normales WordPress-Formular. Ich setze dafür Fluent Forms ein, weil es die Daten auf Ihrem eigenen Server verarbeitet und keine fremden Dienste nachlädt. Beim Absenden schickt es die Felder an einen Webhook — das ist eine feste Adresse, an der ein Programm auf eingehende Daten wartet.

Dort übernimmt n8n und verteilt weiter: Eintrag im CRM, Aufgabe für die zuständige Person, Bestätigungsmail an den Absender, Meldung in den Teamchat, wenn Sie das wollen. Weil jeder Schritt einzeln quittiert wird, lässt sich hinterher genau sagen, was mit welcher Anfrage passiert ist. Fällt ein Schritt aus, bekomme ich eine Fehlermeldung, bevor Ihr Kunde etwas davon merkt.

Dasselbe Prinzip funktioniert auch in die andere Richtung: neue Beiträge veröffentlichen, Bilder automatisch in ein modernes Format umwandeln oder Produktdaten aus Ihrem System in die Website spielen. Genau diese Kette läuft auf der Seite, die Sie gerade lesen.

Was Sie dafür mitbringen müssen

Die Hürden liegen hier weniger bei der Website als bei dem, was dahinter kommt:

Ein aktuelles WordPress. Mit einem Formular-Plugin, das Webhooks kann. Fluent Forms, WPForms und Gravity Forms bringen das mit. Contact Form 7 braucht eine Erweiterung.
Ein Zielsystem mit Schnittstelle. Es muss ein Ort existieren, an den die Anfrage geliefert werden kann. Ein zweites Postfach ist kein Zielsystem.
Eine angepasste Datenschutzerklärung. Wenn Formulardaten an ein CRM weitergegeben werden, gehört das dort hinein. Das ist wenig Arbeit, wird aber gern vergessen.

Wann es sich nicht lohnt

Sagen Sie ab, wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft:

Sie bekommen weniger als drei Anfragen pro Woche — dann ist Abtippen schlicht billiger. Oder Sie haben gar kein System hinter dem Postfach, in das etwas geschrieben werden könnte; dann ist die Reihenfolge falsch herum. Und wenn ohnehin ein Relaunch der Website ansteht, warten Sie damit, sonst bauen wir die Anbindung zweimal.

Typischer Rahmen

Eine einzelne Formularstrecke ist einer der kleinsten Bausteine und meist in wenigen Tagen fertig. Mehr Zeit kostet es, wenn mehrere Formulare, Zuständigkeiten und unterschiedliche Zielsysteme im Spiel sind.

Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie eine Einschätzung zum Aufwand und einen Festpreis, bevor irgendetwas beginnt. Kein Stundenzettel, keine Nachforderung.

Passt besonders gut zu

Was passiert bei Ihnen nach dem Absenden?

Wenn die Antwort „dann kommt eine Mail“ lautet, liegt dort ein halber Arbeitstag im Monat. Beschreiben Sie mir kurz Ihr Formular und wohin die Daten eigentlich sollen.

Automatisierungs-Check starten Ablauf beschreiben

Passt dazu