Lösungsbaustein

Lead-Erfassung — keine Anfrage geht mehr unter

Die teuerste Anfrage ist die, von der niemand mehr weiß, dass es sie gab.

Anfragen kommen bei Ihnen über mindestens drei Wege herein. Über das Formular auf der Website, die im Sammelpostfach landen. Über das Telefon, wo sie als Notiz auf einem Zettel oder in einer Handy-Notiz enden. Und über persönliche Kontakte, von der Messe oder vom Bauzaun, wo eine Visitenkarte in der Jackentasche verschwindet.

Jeder dieser Wege hat seine eigene Ablage, und keine davon spricht mit den anderen. Am Monatsende sucht jemand alles zusammen, findet Dubletten, weil derselbe Interessent zweimal angefragt hat, und stellt fest, dass zwei Anfragen seit drei Wochen unbeantwortet sind.

Dazu kommt die Frage der Zuständigkeit. Solange eine Anfrage in einem gemeinsamen Postfach liegt, ist sie formal die Aufgabe von allen — und damit praktisch die Aufgabe von niemandem.

Der Unterschied

Eine Woche Anfragen, zweimal gerechnet

Gerechnet für einen Betrieb mit etwa fünfzehn Anfragen in der Woche über drei Kanäle. Die letzte Zeile im Vorher-Block ist die, die richtig weh tut.

Heute, von Hand7 Schritte

Website-Anfragen aus dem Sammelpostfach heraussuchen10 Min
Telefonnotizen und Zettel abtippen12 Min
Visitenkarten und Messekontakte erfassen25 Min
Dubletten finden und zusammenführen15 Min
Klären, wer für welche Anfrage zuständig ist8 Min
Hinterherlaufen, was offen geblieben ist20 Min
Was trotzdem übersehen wurdenicht messbar

Pro Woche 90 Min

Automatisiert1 Handgriff

Jede Anfrage landet automatisch in derselben Listeläuft
Dubletten werden erkannt und zusammengeführtläuft
Bewertung und Zuordnung nach Ihren Regelnläuft
Liste einmal am Tag durchsehen15 Min

Pro Woche 15 Min

75 Minuten in der Woche. Der Betrag, der wirklich zählt, steht aber nicht in der Tabelle: Eine einzige gewonnene Anfrage, die sonst untergegangen wäre, trägt den Baustein meist schon.

Wie es technisch funktioniert

Für jeden Kanal gibt es einen Eingang. Das Website-Formular liefert seine Felder direkt an die Liste. Für Telefonate bekommen Sie ein kurzes Erfassungsformular auf dem Handy — vier Felder, in dreißig Sekunden ausgefüllt, während der Kunde noch dran ist. Visitenkarten fotografieren Sie ab, ein Modell liest Name, Firma und Kontaktdaten heraus und legt sie zur Prüfung vor.

In der Liste selbst passiert das Wesentliche. Neue Einträge werden gegen den Bestand geprüft, damit derselbe Interessent nicht zweimal auftaucht. Nach Regeln, die Sie festlegen, bekommt jede Anfrage eine Einordnung und eine zuständige Person — beispielsweise nach Postleitzahl, nach Auftragsart oder nach Größe. Anfragen, die länger als vereinbart unbearbeitet liegen, werden hervorgehoben.

Die Liste ist dabei kein neues Programm, das Sie zusätzlich öffnen müssen. Sie entsteht in dem System, in dem Sie ohnehin arbeiten — im CRM, in der Projektsteuerung oder, wenn es klein bleiben soll, in einer gemeinsamen Tabelle.

Was Sie dafür mitbringen müssen

Dieser Baustein scheitert selten an der Technik und häufig an Gewohnheiten:

Ein Ort, an dem die Liste leben darf. CRM, Projektsteuerung oder notfalls eine geteilte Tabelle. Hauptsache, alle schauen an dieselbe Stelle.
Klare Regeln für die Zuordnung. Wer bekommt was, und woran wird das entschieden? Solange das im Kopf des Chefs steht, kann es keine Regel übernehmen.
Die Bereitschaft, das Telefonformular auch zu benutzen. Dreißig Sekunden während des Gesprächs. Wer stattdessen weiter Zettel schreibt, hat wieder einen vierten Topf.

Wann es sich nicht lohnt

Sagen Sie ab, wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft:

Alle Anfragen kommen ohnehin nur über einen einzigen Kanal — dann ist das Zusammenführen gegenstandslos und Sie brauchen eher die WordPress-Automatisierung. Bei weniger als etwa fünf Anfragen pro Woche reicht ein sauber geführtes Postfach. Und wenn im Betrieb Uneinigkeit darüber besteht, wer Anfragen bearbeiten soll, löst dieser Baustein das nicht — er macht die Uneinigkeit nur sichtbar. Manchmal ist genau das der Nutzen, aber es sollte vorher jemand wissen.

Typischer Rahmen

Der Umfang richtet sich vor allem danach, wie viele Kanäle angebunden werden sollen. Nur die Website ist klein; Website, Telefon und Visitenkartenerfassung zusammen mit Bewertungsregeln ist deutlich mehr.

Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie eine Einschätzung zum Aufwand und einen Festpreis, bevor irgendetwas beginnt. Kein Stundenzettel, keine Nachforderung.

Passt besonders gut zu

Über wie viele Wege erreicht Sie eine Anfrage?

Wenn es mehr als zwei sind und keiner davon mit dem anderen spricht, gehen bei Ihnen sehr wahrscheinlich Anfragen verloren. Sagen Sie mir, welche Wege das sind.

Automatisierungs-Check starten Ablauf beschreiben

Passt dazu