Handwerksbetriebe
Viele kleine Rechnungen, deren Positionen bei der Arbeit längst erfasst wurden.
Lösungsbaustein
Rechnungs-Workflow — die Rechnung geht raus, sobald die Arbeit fertig ist
Die Rechnung ist der Teil der Arbeit, der nichts einbringt — bis er erledigt ist. Dann bringt er alles ein.
Der Auftrag ist fertig, der Kunde zufrieden, und auf dem Schreibtisch liegt ein Zettel mit „Rechnung schreiben“. Der bleibt liegen. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil das Zusammensuchen der Stunden und Materialien eine halbe Stunde kostet, die zwischen zwei Baustellen nicht da ist. Zwei Wochen später fällt der Zettel wieder auf.
Dann geht es weiter: Positionen eintippen, Rechnungsnummer vergeben, prüfen, PDF erzeugen, Mail schreiben. Vier Wochen danach müsste jemand nachsehen, ob überhaupt gezahlt wurde. Meistens sieht niemand nach, bis der Steuerberater fragt.
Die verlorene Zeit ist dabei das kleinere Problem. Das größere ist, dass Geld, das Ihnen zusteht, zwei bis sechs Wochen später auf Ihrem Konto liegt als nötig.
Der Unterschied
Eine Rechnung, zweimal gerechnet
Die Zeiten gelten für eine normale Rechnung mit einer Handvoll Positionen. Die Liegezeit ist kein Schätzwert, sondern das, was Betriebe selbst berichten.
Heute, von Hand7 Schritte
- Auftrag ist fertig, Notiz „Rechnung schreiben“ landet auf dem Stapel1 Min
- Die Notiz bleibt liegen, bis Zeit ist14 Tage
- Stunden, Material und Fahrten zusammensuchen15 Min
- Rechnung anlegen, Positionen eintippen, Nummer vergeben15 Min
- PDF erzeugen, Mail schreiben, versenden6 Min
- Wochen später prüfen, ob der Betrag eingegangen ist8 Min
- Wer nicht gezahlt hat: Erinnerung schreiben7 Min
Pro Rechnung 52 Min + 14 Tage
Automatisiert2 Handgriffe
- Auftrag im System auf „erledigt“ setzen1 Min
- Rechnung entsteht aus den bereits erfassten Datenläuft
- Rechnung prüfen und freigeben3 Min
- Versand, Ablage, Zahlungsabgleich und Erinnerungläuft
Pro Rechnung 4 Min, gleicher Tag
48 Minuten je Rechnung. Wichtiger ist der zweite Wert: Die Rechnung geht am Tag des Abschlusses raus statt zwei Wochen später. Das ist kein Zeitgewinn mehr, das ist Liquidität.
Wie es technisch funktioniert
Auslöser ist ein Zustand in dem System, in dem Sie ohnehin arbeiten: Ein Auftrag wechselt auf „abgeschlossen“. Daraus wird die Rechnung in Ihrem Rechnungsprogramm angelegt — mit den Positionen, Stunden und Materialien, die während der Arbeit schon erfasst wurden. Neu getippt wird nichts.
Der Versand passiert erst nach Ihrer Freigabe. Danach übernimmt der Ablauf den Rest: Ablage im richtigen Ordner, Eintrag in der Offene-Posten-Liste und, wenn Ihre Bank eine Schnittstelle anbietet, der Abgleich der Zahlungseingänge. Bleibt eine Rechnung nach der von Ihnen gesetzten Frist offen, geht die Erinnerung raus — im ersten Schritt freundlich und automatisch, alles Weitere entscheiden Sie von Hand.
Was Sie dafür mitbringen müssen
Dieser Baustein ist stärker von Ihren Daten abhängig als die meisten anderen:
- Erfasste Leistungen. Stunden und Material müssen irgendwo digital landen, während gearbeitet wird. Wenn diese Angaben erst beim Rechnungschreiben entstehen, gibt es nichts zu automatisieren — dann ist das die eigentliche Baustelle.
- Ein Rechnungsprogramm mit Schnittstelle. Lexware, sevDesk, Datev und die gängige Handwerkersoftware bringen das mit. Welche Ihre kann, prüfe ich vorher.
- Klare Regeln für die Erinnerung. Nach wie vielen Tagen, in welchem Ton, und ab wann Sie selbst übernehmen wollen. Das ist eine Entscheidung, keine Einstellung.
Wann es sich nicht lohnt
Sagen Sie ab, wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft:
Sie schreiben weniger als fünf Rechnungen im Monat. Oder Ihre Abrechnung ist jedes Mal Verhandlungssache, die ohnehin ein Gespräch braucht. Auch wenn Ihre Leistungen bisher nirgends laufend erfasst werden, würde ich abraten: Dann automatisieren wir Lücken statt Daten. Fangen Sie in dem Fall bei der Erfassung an, nicht bei der Rechnung.
Typischer Rahmen
Der Umfang hängt daran, ob Zahlungsabgleich und Erinnerungen mit dazugehören sollen. Nur Auslösen und Versenden ist deutlich kleiner als die vollständige Kette bis zur Mahnstufe.
Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie eine Einschätzung zum Aufwand und einen Festpreis, bevor irgendetwas beginnt. Kein Stundenzettel, keine Nachforderung.
Passt besonders gut zu
Branchen, in denen sich das schnell rechnet
Agenturen
Projektabschlüsse und wiederkehrende Retainer, beides gut auslösbar.
Architekturbüros
Abschlagsrechnungen nach Leistungsphasen, die einem festen Muster folgen.
Nächster Schritt
Wie lange liegt Ihre älteste offene Rechnung?
Wenn Sie die Antwort nicht sofort wissen, ist das schon die Antwort. Sagen Sie mir, womit Sie abrechnen, und ich sage Ihnen, was sich davon auslösen lässt.
Passt dazu
Angebotsautomatisierung
Der Anfang derselben Kette: Aus dem angenommenen Angebot wird der Auftrag, aus dem Auftrag die Rechnung.
CRM-Anbindung
Damit Rechnungsadresse und Zahlungsziel aus einer Quelle kommen und nicht dreimal gepflegt werden.